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L’utilisation de la solution Océan par l’association Adages SOAE
Les fonctionnalités d'une solution de gestion de flotte telle que celle d'Océan sont nombreuses. Il y a donc autant d'utilisations que d'entreprises clientes. Découvrez le retour d'expérience de l'association Adages SOAE.
Bonjour Madame Moyon, pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre organisation ?
Gaëlle Moyon - Je suis Attachée de Direction administrative, financière et logistique au SOAE, un des établissements du groupe associatif d’aide à la personne Adages. Le SOAE est spécialisé dans la protection de l’enfance, en répondant à des demandes d’Interventions Sociales émanant de la Direction de la Solidarité Départementale ou des Services Judiciaires. Nous avons actuellement 48 enfants placés et nous suivons à peu près 1000 familles, principalement sur Béziers et alentours. Nous comptons une centaine de salariés et possédons un parc automobile d’une trentaine de véhicules.
Pourquoi avez-vous décidé de mettre en place une solution de gestion de flotte de véhicules ?
Gaëlle Moyon - A l’origine le besoin est venu d’un redressement de l’Urssaf sur lequel nous avons reçu des pénalités à cause de la tenue des tableaux de bord. Nous souhaitions donc une solution qui permette d'automatiser le remplissage des carnets de bord de nos salariés dans l’éventualité d’un nouveau contrôle.
Au-delà de ce premier besoin, nous voulions aussi pouvoir identifier facilement les utilisateurs des véhicules en cas de contravention, puisque nous sommes désormais dans l’obligation de désigner la personne mise en cause. Depuis que la solution est implémentée, nous avons juste à regarder qui a badgé le jour de l’infraction, on gagne du temps.
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Quelles sont vos autres utilisations de la solution Océan ?
Gaëlle Moyon - Pour l’instant nous utilisons vraiment la solution comme un outil de suivi d’historique. Mais nous ne sommes pas dans une optique de “flicage” de nos salariés. En revanche, en cas de doute sur certains usages, notamment des cartes essence, je peux vérifier grâce aux données de géolocalisation. Il m’est déjà arrivé de relever des incohérences et de pouvoir agir en conséquence.
Une partie de votre parc automobile est en autopartage, et vous utilisez le calendrier de réservation de la solution Océan, pouvez-vous nous en dire plus ?
Gaëlle Moyon - Effectivement, une partie de nos véhicules est à disposition de nos salariés selon un système d’autopartage. Avant, les utilisateurs s’organisaient entre eux, sur un cahier, maintenant ils ont accès à un calendrier de réservation via l’application Océan Conduite installée sur leur téléphone. Nos utilisateurs en sont satisfaits, ils ont pris le pli, ils peuvent voir les véhicules disponibles et charger leurs réservations sur leur agenda Outlook. Ils n’ont également plus besoin de relever le kilométrage après chaque trajet. Ça simplifie leur quotidien.
Comment la solution a-t-elle été perçue par vos salariés à sa mise en place ? Comment l’est-elle maintenant ?
Gaëlle Moyon - Au début les salariés appréhendaient, ils pensaient que c’était un moyen de surveillance. Or, nous sommes vraiment dans un souci de simplification et gain de temps. Maintenant ils l’ont compris et ils y trouvent aussi leur compte grâce aux services offerts par la solution, notamment sur la partie autopartage. C’est une solution qui est en place depuis un petit moment chez nous et qui est rentrée dans les mœurs.