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La télématique pour calculer les AEN au plus proche de la réalité
Selon l’URSSAF, « les avantages en nature sont des biens ou des services fournis aux salariés de l'entreprise gratuitement par l'employeur ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Les salariés font l'économie de frais qu'ils auraient dû normalement supporter. L'avantage consenti est dès lors soumis à cotisations. »
Ainsi, lorsqu’un véhicule de fonction est mis à la disposition d’un collaborateur à des fins professionnelles comme privées, ce dernier cas d’usage constitue un avantage en nature (AEN). Avec de nombreuses spécificités, son calcul peut paraître complexe… Voici un article pour vous aider à y voir plus clair !
Un avantage en nature est considéré, socialement et fiscalement, comme un revenu et doit figurer sur le bulletin de paie. De ce fait, il est imposable et doit être déclaré, à la fois par l’employeur et par le collaborateur. Pour calculer l'avantage en nature associé à l'utilisation d'un véhicule d'entreprise, vous devez d'abord déterminer le coût réel du véhicule pour l'employeur, y compris tous les frais d'achat, d'entretien et d'assurance. Vous devez également tenir compte de la distance parcourue et du temps passé à utiliser le véhicule dans le cadre de votre travail.
Il existe deux méthodes de calcul, au choix de l’employeur : soit sur la base d’un forfait, soit sur la base des dépenses réellement engagées, autrement dit, du kilométrage.
Bon à savoir !
Il n’y a pas d’avantage en nature lorsque le salarié paye une contribution financière supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature.
La déclaration de cet AEN pour les salariés
- Calcul de l’AEN sur la base d’un forfait
Si vous choisissez la méthode du taux forfaitaire, le forfait appliqué représente un pourcentage du coût total d’achat du véhicule ou du coût global annuel, si ce dernier est en location. Selon le type de véhicule, la date d’achat, la prise en charge du carburant, ou encore le fait qu’il s’agisse d’un contrat de location, ce taux varie.
- Calcul de l’AEN sur la base des dépenses réellement engagées
Au contraire, si vous optez pour cette seconde méthode, il faut connaître le nombre de kilomètres effectués dans un cadre privé. C’est là que la télématique intervient ! En connectant les véhicules, on est capable de tracer efficacement les kilomètres effectués. Et pour la distinction des usages, Yoni ALLALI, Directeur Commercial d’Océan, précise : « La télématique est assortie d’une obligation de mise en place d’un système de vie privée. La géolocalisation est notamment neutralisée lorsque le système est activé. Grâce à cette notion de vie privée, on va pouvoir connaître de manière précise les kilomètres effectués à titre personnel et donc être en mesure de calculer les AEN au réel plutôt qu’au forfait. »
L’analyse « Suivi Vie Privée » de la solution Océan – Orange Business Services vous permet de connaitre la répartition entre les trajets à usage privé et les trajets professionnels effectués pendant et hors des horaires de travail.
Une fois que le kilométrage est identifié, le calcul, pour le collaborateur, est le suivant :
MONTANT AEN A DECLARER = (€* + assurance + entretien + carburant**) x km perso/km total
* : location annuelle ou amortissement du véhicule à l’année (20% coût achat TTC ou 10% si véhicule > 5 ans)
** : si pris en charge par l’employeur
La particularité des véhicules électriques
« Lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :
- les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
- un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1 800 € par an. »
Source : l’Urssaf.fr
A lire aussi : le cas de la mise à disposition d’une borne de recharge électrique de véhicules
Quels avantages pour les entreprises ?
Les charges patronales liées à l’AEN d’un collaborateur représentent 42% de l’AEN déclaré par celui-ci :
COTISATION AEN EMPLOYEUR = Montant AEN x 42%
En tant qu’employeur, le choix de la méthode de calcul des AEN des collaborateurs liés à l’utilisation de vos véhicules d’entreprise vous revient. D’une manière générale, lorsqu’un collaborateur effectue beaucoup de kilomètres professionnels, comme un commercial par exemple, l’évaluation réelle est plus avantageuse financièrement pour l’entreprise. Dans le cas contraire, il vaut mieux privilégier le forfait.
La télématique vous permet un calcul au plus proche de la réalité. Ainsi, vous pourrez :
- Réaliser des économies sur les coûts associés à vos véhicules de fonction et optimiser le TCO (coût de possession) de votre flotte en limitant et valorisant les usages privés
- Réduire votre impôt sur le revenu
- Responsabiliser vos collaborateurs quant à l’usage de leur véhicule de fonction
Bon à savoir !
Si vous optez pour le calcul sur la base des dépenses réelles mais ne pouvez apporter la preuve du kilométrage parcouru par votre collaborateur à titre personnel, l’Urssaf évaluera l’avantage en nature sur la base du forfait.