Parce que la fonction, l’activité ou le besoin de vos salariés ne sont pas toujours liés à la nécessité d’être géolocalisés, il est important de réfléchir à une solution de télématique embarquée adaptée à la majorité de vos conducteurs.
Entre outre, si la géolocalisation n’est pas toujours bien accueillie, elle permet toutefois un pilotage optimal de votre activité. Mais comment fonctionne-t-elle exactement ? Quelles sont les règles pour bien la gérer ? Avec ou sans géolocalisation, que choisir ?
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Généralement, un boitier est placé à bord du véhicule. Grâce aux réseaux GPS et GSM, ce boitier remonte des données sur la position du véhicule et son état (éteint, à l’arrêt ou en marche). Les données remontées peuvent aussi concerner la distance et le nombre de kilomètres parcourus mais également la consommation d’énergie (carburant, électrique), l'émission de carbone et d’autres indicateurs liés à la conduite.
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Grâce à la géolocalisation, il est possible de diminuer le nombre de déplacements inutiles et d’optimiser ses trajets. Cela permet donc à la fois :
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Légalement, lorsque l’on commence à réfléchir à un projet de géolocalisation de véhicules, on n’est pas tenu d’en informer ses salariés. Il est néanmoins préférable de partager avec eux les raisons pour lesquelles une réflexion est en cours et la valeur ajoutée d’une telle solution : optimisation des tournées, heures de travail mieux comptabilisées, rémunération des heures supplémentaires facilitée, ou encore économies de carburant. Enfin, il est obligatoire de mettre au courant ses salariés au moment de la mise en place effective d’un tel projet. Il est également nécessaire de faire une déclaration auprès de la CNIL.
La loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 s’applique aux techniques de géolocalisation d’une flotte automobile et, par extension, des salariés. En effet, la collecte de données personnelles implique d’informer les salariés sur l’installation de l’outil de géolocalisation sur leur véhicule.
La mise en place de géolocalisation (tracker GPS) doit être déclarée à la CNIL. Vous pouvez pour cela faire une déclaration simplifiée, si le projet de géolocalisation de véhicules professionnels à l’une ou plusieurs des cinq finalités suivantes :
Ces conditions concernent la majorité des entreprises possédant une flotte automobile. Cependant, si vous souhaitez utiliser un tracker GPS pour d’autres fonctions, votre société devra faire une demande d’autorisation en remplissant une déclaration normale qui fera l’objet d’une réponse de la CNIL.
D’autre part, la géolocalisation de véhicule professionnel implique que les salariés concernés aient connaissance de la mise en place du dispositif. Pour cela, il vous suffira de les informer :
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Les administrateurs et responsables opérationnels d’une activité itinérante ont accès aux données relatives aux déplacements des salariés de l’entreprise. Le salarié a également accès à ses données dès qu’il en fait la demande.
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Les données sont stockées sur plusieurs serveurs pour assurer la continuité du service, et leur accès est sécurisé. Ainsi en dehors des administrateurs, des responsables opérationnels et des salariés eux-mêmes, personne n’a accès à ces informations. Celles-ci peuvent être par ailleurs conservées un an.
La mise en place d’une solution de géolocalisation de véhicules professionnels permet de faciliter l’organisation de l’entreprise grâce aux remontées terrain. La prise de décision se fait également plus facilement avec les rapports d’activité. A titre d’exemple, l’adoption de cette solution va simplifier :
Au-delà d’une obligation légale, la géolocalisation des véhicules professionnels permet aux collaborateurs de mieux comprendre les stratégies mises en place par leur entreprise. Chacun est associé au changement apporté par cette nouvelle méthode de travail et y participe activement.
Grâce aux données recueillies, collaborateurs et managers identifient ensemble les points d’amélioration dans leur activité afin de remettre à plat leur manière de fonctionner.
D’autre part, certaines solutions de géolocalisation permettent désormais de s’informer sur l’état du trafic pour organiser ses prestations. Un boîtier installé dans chaque véhicule transmet ses données de position à un serveur informatique. Celles-ci peuvent ensuite être analysées par l’entreprise et couplées aux données de trafic afin de calculer le trajet le plus rapide pour envoyer un collaborateur chez un client. De précieuses minutes peuvent alors être gagnées entre chaque mission.
En cas de besoin (retard d’un chauffeur, problèmes de circulation…), les informations transmises par votre application de géolocalisation vous permettent de rassurer le client en lui communiquant la position du chauffeur en temps réel et de calculer le temps de trajet restant.
Ainsi, les solutions GPS permettent un meilleur pilotage des équipes itinérantes pour être certain de respecter ses délais. Un atout non négligeable pour conserver une bonne relation avec sa clientèle.
Ainsi, la géolocalisation de véhicules d’entreprise impacte directement les conditions de travail des salariés. Ils bénéficient en effet de nombreux avantages dans l’organisation de leur travail au quotidien :
Vos instances représentatives du personnel sont assez frileuses quant à l’installation d’une solution de gestion de flotte avec géolocalisation ? Vous n’en éprouvez tout simplement pas le besoin à l’heure actuelle ? Rien ne vous empêche pour autant de bénéficier d’une solution solide de télématique embarquée tout en préservant les données de vos collaborateurs.
Avec une solution de gestion de flotte sans géolocalisation, aucune position n’est relevée ou mémorisée, les informations des véhicules et de leurs conducteurs liés à la localisation ne remontent pas dans votre solution, ni sur les serveurs.
Outre nos offres avec géolocalisation, la solution parkconnect propose de nombreuses fonctionnalités pour gérer votre flotte de véhicules sans géolocalisation.
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