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Comment utiliser la géolocalisation de véhicule pour protéger vos conducteurs itinérants ?
Mettre en place un système de géolocalisation de véhicule nécessite de communiquer sur son intérêt et d’accompagner sa mise en place de garanties solides.
La gestion d’activité, qui s’appuie entre autres sur les données de géolocalisation des véhicules, facilite le pilotage des équipes itinérantes. Elle offre une cartographie du parc roulant, renseigne sur l’utilisation des véhicules, permet d’optimiser la gestion des planning, contribue à plus de productivité et à une meilleure maîtrise des coûts de la flotte automobile.
Côté conducteur, la mise en place de la géolocalisation génère souvent des réticences. Faire adhérer à la démarche nécessite tout autant de communiquer sur les apports du dispositif que d’accompagner sa mise en place de garanties solides. Voici plusieurs pistes pour y parvenir :
Commerciaux, techniciens de maintenance, opérateurs de chantiers : les conducteurs itinérants ont la particularité d’être davantage concernés par le risque routier et sont généralement plus isolés au quotidien. La technologie apporte une valeur ajoutée sur ces deux tableaux : elle permet de les sécuriser et de créer du lien. Bien articuler cette valeur pour les conducteurs est le premier pas pour créer de l’adhésion autour du dispositif.
Et si votre solution de gestion de flotte aidait le quotidien de vos conducteurs ?
Une sécurité renforcée sur la route
Améliorer la prévention du risque routier
Les conducteurs itinérants, qui collectionnent les kilomètres au compteur, sont particulièrement exposés au risque routier. Grâce aux données récoltées depuis les véhicules, la télématique embarquée apporte une visibilité accrue sur leurs comportements à risque. Elle permet une fine compréhension des habitudes de conduite et des attitudes à risque (vitesse, freinages brusques, manœuvres) afin de mieux cibler les volets à prioriser dans vos actions de prévention.
La télématique permet également de limiter les comportements à risque pendant la conduite en automatisant tout ce qui peut l’être : itinéraires, etc.
Une meilleure protection des conducteurs, à distance
La télématique embarquée permet par ailleurs un suivi de l’état des véhicules et un contrôle à distance des équipements de sécurité (airbags par exemple). Couplée à un logiciel de gestion de flotte, elle permet d’optimiser la maintenance et prévenir des risques d’usure des véhicules de service.
En cas d’accident, c’est aussi l’assurance pour le conducteur d’une prise en charge facilitée. Un système de géolocalisation permet de détecter la position du véhicule ou encore de localiser le dépanneur partenaire le plus proche.
Pour les acteurs du BTP il est possible d’immobiliser les engins à distances, afin de sécuriser et de contrôler ses engins, parfois même directement dans une application, comme c’est le cas dans l’application Océan Mobility de la solution Océan. Cette fonctionnalité est idéale pour les loueurs d’engins, en cas de litige par exemple.
Le quotidien des travailleurs itinérants amélioré
Gagner du temps
Avec la géolocalisation de flotte, les managers peuvent identifier la position des conducteurs itinérants et suivre en temps réel les véhicules et l’activité terrain. Cela permet d’organiser au mieux les missions et plannings des équipes : tournées de chantier, dépannages, rendez-vous clients par exemple. Pour les conducteurs, cela se traduit par une réduction du temps sur la route.
La géolocalisation leur fournit par ailleurs une aide pour optimiser leurs temps de trajets quotidiens : détection de l'itinéraire le plus rapide, suggestion de parcours alternatifs en cas de conditions de circulation difficiles, pré-enregistrement des adresses de tournées pour gagner du temps.
Moins de stress, plus de confort et d’accompagnement
Au-delà du paramètre temps, la télématique embarquée contribue à faciliter la vie des conducteurs et à leur offrir des conditions de travail plus sereines.
L’automatisation des plannings et des trajets, l’accès facilité aux procédures et informations utiles via une Car Policy disponible directement sur application mobile, ou encore la prise en charge informatique des opérations de maintenance et de sécurité sont autant d’éléments de réassurance pour les conducteurs isolés qui souffrent souvent d’un manque de communication avec l’équipe managériale.
Les outils de géolocalisation et de télématique permettent par ailleurs d’engager les conducteurs dans une démarche d’éco-conduite, qui contribue à réduire le stress au volant. Les boîtiers installés dans l’habitacle fournissent directement aux conducteurs des indicateurs de comportements routiers pour les aider à progresser vers une conduite plus souple. Les gestionnaires de flotte automobile peuvent capitaliser sur la dimension ludique de l’outil, qui permet d’organiser des challenges d’éco-conduite entre conducteurs et d’impulser une dynamique collective.
Démarche inclusive, respect des réglementations : des étapes non négligeables.
Accompagner la mise en place du dispositif de géolocalisation de véhicule par des garanties solides
L’utilisation de la géolocalisation et l'exploitation des données récoltées par traceurs GPS suscitent des questions légitimes de la part des conducteurs. Entre respect réglementaire et pédagogie de terrain, les entreprises disposent de différents leviers pour apporter de la clarté sur le système et rassurer le personnel itinérant.
Miser sur un cadre clair et une démarche transparente
Encadrer le dispositif par un respect assidu des obligations réglementaires
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre la géolocalisation des véhicules salariés. La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), qui en est le régulateur en France, liste les cas d’applicabilité, les utilisations à exclure et les garanties de vie privée à fournir.
Mettre en place un système de géolocalisation de véhicule implique de respecter différentes obligations réglementaires avec, en particulier :
- La déclaration du dispositif à la CNIL, en précisant sa finalité (objectifs et modalités de traitement des données).
- La consultation préalable du comité d’entreprise et des représentants du personnel.
- L’information, par écrit, des collaborateurs concernés par la démarche.
En faire une démarche inclusive basée sur la transparence
L’adhésion des collaborateurs est également conditionnée par la capacité à en faire un projet collectif impliquant les différentes parties prenantes.
Chez GTIE Télécoms, entreprise du groupe VINCI Energies, le projet a été axé sur la pédagogie et échelonné dans le temps pour permettre aux conducteurs de se familiariser progressivement à l’utilisation des nouvelles installations : « Nous avons valorisé la confiance et l’utilisation positive d’Océan, si bien que, désormais, tout est entré dans les mœurs. » décrit David Chaptal, Chef d’entreprise chez GTIE Télécoms.
Communiquer auprès des collaborateurs sur l’utilisation des informations exploitées est un levier d’inclusion et de transparence supplémentaire : présenter les économies de carburant et de CO2 réalisées, célébrer les résultats des challenges d’éco-conduite, ou encore partager les bons scores de satisfaction client obtenus grâce à l'optimisation des tournées.
Rassurer sur l’utilisation des données et faciliter le respect de la vie privée
Fournir des garanties légales
La question de l’exploitation des données personnelles et le risque d’empiétement du système sur la vie privée des individus sont les principales craintes liées à la géolocalisation des véhicules.
Au-delà des cas d’utilisation à exclure, la CNIL cadre les potentielles dérives en imposant les obligations suivantes :
- Le dispositif de géolocalisation doit pouvoir être désactivé par le conducteur lorsque celui-ci est utilisé dans un cadre privé.
- La conservation des données doit être limitée dans le temps (de 2 mois à 5 ans en fonction des cas d’utilisation).
- La manipulation des données collectées doit être encadrée par des mesures de sécurité et limitée au personnel habilité.
La procédure de déclaration à la CNIL permet d’accompagner la mise en conformité de l'utilisation des données. Elle ne dispense cependant pas d’un exercice de pédagogie autour de ces questions. L’employeur peut notamment :
- fournir une note détaillée sur les informations collectées et leur utilisation ;
- mettre à disposition la politique de protection de la vie privée au sein de la Car Policy ;
- présenter le dispositif lors de réunions de service et répondre ouvertement aux questions suscitées ;
- informer du droit de regard sur les données personnelles.
S’appuyer sur les outils de télématique embarquée pour faciliter le respect de la vie privée
Les managers peuvent par ailleurs s’appuyer sur les fonctionnalités offertes par les solutions de géolocalisation et de télématique embarquée conçues, pour les plus avancées, selon le principe de “Privacy by Design”. Ainsi, chez Ocean :
- le calendrier de vie privée, disponible dans l’application mobile destinée aux conducteurs, permet aux itinérants de planifier leurs semaines de travail et d’identifier les créneaux de vie privée pendant lesquels la géolocalisation des véhicules est désactivée.
- Le boîtier connecté Driver Connect, installé dans l’habitacle, permet d’actionner via un simple bouton le mode vie privée pour désactiver la géolocalisation et suspendre la remontée des données.