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Comprendre la géolocalisation des conducteurs en 5 étapes
Vous souhaitez mettre en place un système de géolocalisation de votre parc automobile mais vous vous posez encore de nombreuses questions, alors cet article est fait pour vous.
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Comment fonctionne la géolocalisation de véhicules ?
Généralement, des boitiers dotés de puces GPS sont installés à bord des véhicules, ou directement intégrés par les constructeurs. Grâce aux réseaux GPS et GSM, ces boitiers remontent des données sur la position des véhicules et leur état (éteint, à l’arrêt ou en marche). Les données remontées peuvent aussi concerner la distance et le nombre de kilomètres parcourus mais également la consommation d’énergie (carburant, électrique), l'émission de carbone et d’autres indicateurs liés à la conduite.
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La géolocalisation permet-elle de réaliser des économies ?
Grâce à la géolocalisation, il est possible de diminuer le nombre de déplacements inutiles et d’optimiser les trajets. Cela permet donc :
- De réduire le nombre de kilomètres parcourus, et, donc, de réaliser des économies de carburant de 15 à 20% par rapport à la consommation habituelle ;
- De maîtriser le nombre d’heures travaillées par collaborateur, ce qui peut représenter un gain de 30 à 40 minutes par jour ;
- D’être un support quotidien pour les métiers de terrain (livraison, intervention, transport) pour lesquels il est nécessaire de garder en permanence un lien. Cela permet également de suivre et facturer une prestation de transport ou une intervention ;
- De lutter contre le vol, d’assurer la sécurité des employés et de faire baisser votre prime d’assurance
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Quelle communication entreprendre auprès de mes salariés ?
Légalement, lorsque l’on commence à réfléchir à un projet de géolocalisation des salariés itinérants, on n’est pas tenu de les informer. Même si le consentement de vos salariés n’est pas un prérequis, il est néanmoins préférable de partager avec eux les raisons pour lesquelles une réflexion est en cours et la valeur ajoutée d’une telle solution : optimisation des tournées, heures de travail mieux comptabilisées, rémunération des heures supplémentaires facilitée, ou encore économies de carburant. En revanche, il est obligatoire de mettre au courant ses salariés au moment de la mise en place effective d’un tel projet. Il est également nécessaire de respecter une obligation légale de déclaration auprès de la CNIL.
La loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 s’applique aux techniques de géolocalisation d’une flotte automobile et, par extension, des salariés. En effet, la collecte de données personnelles implique d’informer les salariés de l’installation de dispositifs de géolocalisation sur leurs véhicules.
La mise en place de géolocalisation (traceurs GPS) doit être déclarée à la CNIL. Vous pouvez pour cela faire une déclaration simplifiée, si le projet de géolocalisation de véhicules professionnels à l’une ou plusieurs des cinq finalités suivantes :
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire
- Le suivi et la facturation d’une prestation de transport
- La sûreté ou la sécurité de l’employé
- La meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés
- Le suivi du temps de travail lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens
Ces conditions concernent la majorité des entreprises possédant une flotte automobile. Cependant, si vous souhaitez utiliser un tracker GPS pour d’autres fonctions, votre société devra faire une demande d’autorisation en remplissant une déclaration normale qui fera l’objet d’une réponse de la CNIL.
D’autre part, la géolocalisation de véhicule professionnel implique que les salariés concernés aient connaissance de la mise en place du dispositif. Vos différentes instances comme votre comité d’entreprise et vos représentants du personnel peuvent légitimement vous posez des questions relatives à la protection des données de vos collaborateurs. Pour cela, il vous suffira de les informer :
- De la finalité de cette collecte d’informations
- De la durée de conservation des données
- De l’identité du responsable du traitement des données
A noter aussi que le respect de la vie privée des salariés doit être garanti par la mise à disposition d’un mode privé durant lequel la géolocalisation est désactivée.
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Qui a accès aux données collectées ?
Les administrateurs et responsables opérationnels d’une activité itinérante ont accès aux données relatives aux déplacements des salariés de l’entreprise. Le salarié a également accès à ses données dès qu’il en fait la demande.
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Où les données sont-elles stockées et combien de temps ?
Les données sont stockées sur plusieurs serveurs pour assurer la continuité du service, et leur accès est sécurisé. Ainsi, en dehors des administrateurs, des responsables opérationnels et des salariés eux-mêmes, personne n’a accès à ces informations. Celles-ci peuvent être, par ailleurs, conservées un an.